Existence de l'association

Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :

• Déclaration de l'association (particuliers) (copie du dossier déposé en préfecture)

• Récépissé de la déclaration (particuliers)

• Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)

• Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)

• Statuts (particuliers) modifiés par ordre chronologique

• Règlements intérieurs (particuliers) modifiés par ordre chronologique.

Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.

Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.

Documents concernant les membres de l'association

Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.

Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).

Fonctionnement de l'association

Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :

• Convocations de l'assemblée générale

• Feuilles d'émargement, pouvoirs

• Procès-verbaux d'assemblée

• Bilan d'activités

• Rapports du commissaire aux comptes.

Ils sont à conserver au minimum 5 ans.

Documents financiers 

Les documents financiers sont les suivants :

• Comptes annuels

• Livres comptables

• Pièces justificatives.

Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .

Documents fiscaux

Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.

Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.

Documents concernant les personnels de l'association 

Documents concernant les locaux de l'association

Conservation des archives

La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.

Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique.

Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.

Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.

Mairie